Einladen per WhatsApp, SMS und allgemeinem Link

Die beiden Kanäle funktionieren grundsätzlich unterschiedlich – das ist der wichtigste Punkt auf dieser Seite:

WhatsApp – ihr sendet selbst

Die Nachrichten gehen aus eurem eigenen WhatsApp raus, nicht aus celebrateUs. Das Tool öffnet den Messenger mit der fertigen Nachricht und führt euch Gast für Gast durch die Liste. Persönlich, kostenlos, aber Stück für Stück.

SMS – das Tool sendet

Echter Sammelversand: Empfänger auswählen, einmal auf Senden, celebrateUs verschickt alle SMS. Ideal als Nachfass-Kanal, wenn jemand die E-Mail übersehen hat, die Papiereinladung nicht angekommen ist oder kein WhatsApp nutzt.

WhatsApp: persönlich, Gast für Gast#

WhatsApp bietet für private Konten bewusst keine Möglichkeit, Nachrichten automatisiert in Masse zu verschicken – wer es versucht, riskiert die Sperrung der eigenen Nummer. celebrateUs macht deshalb nicht den Versand automatisch, sondern den Weg dorthin: Die Nachricht schreibt ihr einmal, personalisiert wird sie pro Gast, und ihr tippt nur noch auf „Senden“.

Der Ablauf

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   Anlass und Nachricht festlegen

   Wählt den Anlass (Einladung, Save the Date, Erinnerung, Adressanfrage, Update) und passt den Text an. Platzhalter wie der Name und der persönliche Link werden pro Gast automatisch eingesetzt. Euer Entwurf wird laufend gespeichert.

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   Gast prüfen

   Rechts seht ihr die fertige Nachricht genau so, wie sie beim ausgewählten Gast ankommt – inklusive Link-Vorschau. Am Handy öffnet sich die Vorschau als Ausklappfenster.

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   „In WhatsApp öffnen“

   WhatsApp startet in einem neuen Tab bzw. in der App, Chat und Text sind bereits fertig. Ihr müsst dort nur noch tatsächlich auf Senden tippen.

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   Zurück in celebrateUs bestätigen

   Die Frage „Zurück aus WhatsApp? Habt ihr die Nachricht gesendet?“ wartet auf euch. „Gesendet – nächster Gast“ setzt den Haken und springt direkt weiter zum nächsten offenen Gast.

Was die Liste für euch mitdenkt

• Fortschrittsbalken – „12 von 80 erledigt“. Ihr könnt jederzeit aufhören und später weitermachen, auch auf einem anderen Gerät oder zu zweit.
• „Erledigte ausblenden“ – ist standardmäßig an, sodass oben immer der nächste offene Gast steht. Ihr verliert die Stelle also nicht.
• Abgesagte sind ausgeblendet – wer über den Adress-Sammler oder das RSVP schon abgesagt hat, wird nicht angeschrieben. Der Schalter „Abgesagte anzeigen“ holt sie bei Bedarf zurück.
• Nur Gäste mit Mobilnummer erscheinen in der Liste – fehlt eine Nummer, ergänzt ihr sie in der Gästeliste.
• Suche, „Überspringen“ und „Kopieren“ – für Gäste, die ihr bewusst später oder von Hand anschreiben wollt. Kopieren setzt bewusst keinen Haken.
• „Rückgängig“ – ein versehentlicher Haken lässt sich sofort aus der Meldung heraus oder über „Letzte Markierung rückgängig“ zurücknehmen.

Unter Einladungen → Tracking taucht WhatsApp als eigener Kanal auf, sodass ihr später nachvollziehen könnt, wer worüber eingeladen wurde. Ob ein Gast die Nachricht gelesen hat, seht ihr wie gewohnt in WhatsApp selbst – zuverlässigster Hinweis in celebrateUs ist, dass der Gast seine Gästeseite geöffnet oder geantwortet hat.

SMS: Sammelversand aus dem Tool#

SMS ist der einzige Kanal, bei dem celebrateUs wirklich in eurem Auftrag verschickt – ihr wählt die Empfänger aus, klickt einmal auf Senden, und alle Nachrichten gehen mit persönlichem Link raus. Das macht SMS zum idealen Nachfass-Kanal: für Gäste, die kein WhatsApp nutzen, die E-Mail übersehen haben oder auf die gedruckte Einladung nicht reagiert haben. Unter Absender entscheidet ihr, was auf dem Display steht:

Euer Name

Max. 11 Zeichen, keine Umlaute. Sieht persönlich aus – Gäste können darauf aber nicht antworten.

Antwort-Nummer

Eine echte Mobilnummer. Gäste können mit JA oder NEIN antworten, die Rückmeldung landet automatisch in eurer Gästeliste. STOP trägt eine Abmeldung ein.

Vor dem Versand prüft celebrateUs die Nummern. Festnetz- und ungültige Nummern sowie Gäste, die abgemeldet sind oder bereits geantwortet haben, werden automatisch übersprungen – ihr zahlt dafür nichts.

SMS kann blockiert werden – das ist normal

• Gäste im Ausland? Prüft die Zustellung besonders genau – die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land.
• Wenn eine SMS nicht ankommt: nicht einfach nochmal senden. Weicht auf WhatsApp, E-Mail oder einen Anruf aus.
• Plant SMS als Zweitkanal ein, nicht als einzigen Weg zu einem Gast.

Im Tracking seht ihr, was angekommen ist

Unter Einladungen → Tracking steht jede verschickte Nachricht einzeln. Stellt den Filter Kanal auf SMS, und ihr seht pro Gast, ob die SMS tatsächlich auf dem Handy gelandet ist:

Allgemeiner Link & QR-Code#

Unter Gästeseite → Einstellungen findet ihr euren allgemeinen Link und einen QR-Code – ideal für gedruckte Karten. Gäste, die ihn öffnen, identifizieren sich per Name, E-Mail oder Telefon (je nach eurer Verifizierungsmethode).